Neue Ausschreibungsplattform simap.ch

Nach Art. 35 IVöB enthält die Veröffentlichung einer Ausschreibung mindestens folgende Informationen (diese Informationen müssen in der Ausschreibungspublikation enthalten sein. Der blosse Verweis auf die Ausschreibungsunterlagen genügt nur bei den Zuschlagskriterien, wobei auch hier wegen des Vergabemonitorings durch Dritte die Nennung bereits in der Ausschreibung zu empfehlen ist):

a) Name und Adresse des Auftraggebers;

b) Auftrags- und Verfahrensart sowie die einschlägige CPV-Klassifikation, bei Dienstleistungen zusätzlich die einschlägige CPC-Klassifikation;

c) Beschreibung der Leistungen, einschliesslich der Art und Menge, oder wenn die Menge unbekannt ist, eine diesbezügliche Schätzung, sowie allfällige Optionen;

d) Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung;

e) gegebenenfalls eine Aufteilung in Lose, eine Beschränkung der Anzahl Lose und eine Zulassung von Teilangeboten;

f) gegebenenfalls eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Bietergemeinschaften und Subunternehmern;

g) gegebenenfalls eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Varianten;

h) bei wiederkehrend benötigten Leistungen wenn möglich eine Angabe des Zeitpunktes der nachfolgenden Ausschreibung und gegebenenfalls einen Hinweis, dass die Angebotsfrist verkürzt wird;

i) gegebenenfalls einen Hinweis, dass eine elektronische Auktion stattfindet;

j) gegebenenfalls die Absicht, einen Dialog durchzuführen;

k) die Frist zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen;

l) Formerfordernisse zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen, gegebenenfalls die Auflage, dass Leistung und Preis in zwei separaten Couverts anzubieten sind;

m) Sprache oder Sprachen des Verfahrens und des Angebots;

n) die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise;

o) bei einem selektiven Verfahren gegebenenfalls die Höchstzahl der Anbieter, die zur Offertstellung eingeladen werden;

p) die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung, sofern diese Angaben nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sind;

q) gegebenenfalls den Vorbehalt, Teilleistungen zuzuschlagen;

r) die Gültigkeitsdauer der Angebote;

s) die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen sowie gegebenenfalls eine kostendeckende Gebühr;

t) einen Hinweis, ob die Beschaffung in den Staatsvertragsbereich fällt;

u) gegebenenfalls zum Verfahren zugelassene, vorbefasste Anbieter;

v) eine Rechtsmittelbelehrung.

Nach Art. 48 Abs. 4 IVöB veröffentlicht der Auftraggeber für jeden Auftrag im Staatsvertragsbereich, der nicht in einer Amtssprache der Welthandelsorganisation (WTO) ausgeschrieben wird, zeitgleich mit der Ausschreibung eine Zusammenfassung der Anzeige in einer Amtssprache der WTO. Die Zusammenfassung enthält mindestens:

a) den Gegenstand der Beschaffung;

b) die Frist für die Abgabe der Angebote oder Teilnahmeanträge;

c) die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen.

Im neuen simap.ch wird nicht mehr eine separate Zusammenfassung publiziert sondern die entsprechenden Feldinhalte müssen bereits bei der Erfassung der Ausschreibung wenigstens in französische oder englische Sprache übersetzt werden.

Soweit diese Angaben nicht bereits in der Ausschreibung enthalten sind, geben die Ausschreibungsunterlagen nach Art. 36 IVöB  Aufschluss über:

a)  Name und Adresse des Auftraggebers;

b)  den Gegenstand der Beschaffung, einschliesslich technischer Spezifikationen und Konformitätsbescheinigungen, Pläne, Zeichnungen und notwendiger Instruktionen sowie Angeben der nachgefragten Menge;

c)  Formerfordernisse und Teilnahmebedingungen für die Anbieter, einschliesslich einer Liste mit Angaben und Unterlagen, welche die Anbieter im Zusammenhang mit den Teilnahmebedingungen einreichen müssen, sowie eine allfällige Gewichtung der Eignungskriterien;

d) die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung;

e) wenn der Auftraggeber die Beschaffung elektronisch abwickelt: allfällige Anforderungen an die Authentifizierung und Verschlüsselung bei der elektronischen Einreichung von Informationen;

f) wenn der Auftraggeber eine elektronische Auktion vorsieht: die Regeln, nach denen die Auktion durchgeführt wird, einschliesslich der Bezeichnung jener Angebotselemente, die angepasst werden können und anhand der Zuschlagskriterien bewertet werden;

g) das Datum, die Uhrzeit und den Ort für die Öffnung der Angebote, falls die Angebote öffentlich geöffnet werden;

h) alle anderen für die Erstellung der Angebote erforderlichen Modalitäten und Bedingungen, insbesondere die Angabe, in welcher Währung (in der Regel Schweizerfranken) das Angebot einzureichen ist;

i) Termine für die Erbringung der Leistungen.

simap.ch bietet für das Stellen von Fragen an die Vergabestellen und deren Beantwortung mehrere Fragerunden an. Wir empfehlen, Fragen ausschliesslich über simap.ch entgegen zu nehmen und zu beantworten, um die Gleichbehandlung aller Anbieter sicherzustellen und den administrativen Aufwand (Anonymisierung) gering zu halten.

Das verspätete Einreichen des Angebotes hat den Ausschluss zur Folge. Um für alle Beteiligten Klarheit zu schaffen, empfiehlt es sich, den Einreichungstermin möglichst genau zu definieren. Hierzu kann sowohl die Postaufgabe (Absendeprinzip) oder auch der Zeitpunkt des Eintreffens des Angebotes (Zugangsprinzip) gewählt werden. Letzteres ist verbreiteter, benachteiligt aber Anbieterinnen und Anbieter aus anderen Staaten. Beim Absendeprinzip ist zu beachten, dass Sendungen häufig keinen Poststempel tragen oder dieser nicht lesbar ist. Die Bemerkung könnte wie folgt lauten:

Zeitpunkt des Eintreffens:

• Das Angebot muss verschlossen und mit dem Vermerk «Ausschreibung "Ausschreibungstitel" - nicht öffnen» spätestens am Tag des letzten Abgabetermins, (Datum und Uhrzeit) bei der Einreichungsstelle eintreffen. Das Datum des Poststempels ist nicht massgebend. Bei Postversand sind die Beförderungsbedingungen der Post entsprechend zu berücksichtigen. Das Angebot kann ebenfalls persönlich unter derselben Adresse abgegeben werden (verlangen Sie eine Quittung mit Datum und Uhrzeit). Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden ohne weitere Beurteilung vom Verfahren ausgeschlossen und ungeöffnet retourniert. Das Risiko der rechtzeitigen Angebotszustellung liegt bei der Anbieterin / dem Anbieter.

Postaufgabe:

• Das Angebot muss spätestens am (Datum und Uhrzeit) der schweizerischen Post übergeben werden. Die Anbieterin / der Anbieter muss die rechtzeitige Aufgabe nachweisen können.

Die CPV-Nomenklatur schafft ein einheitliches Klassifikationssystem für das öffentliche Beschaffungswesen, durch das die Referenzsysteme vereinheitlicht werden sollen, die von den öffentlichen Auftraggeberinnnen und Auftraggebern verwendet werden, um den Gegenstand des Beschaffungsauftrags zu beschreiben. Über den CPV-Code werden interessierte Anbieterinnen und Anbieter auf Ihre Ausschreibung aufmerksam. 

Die öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggeber müssen den Code finden, der so präzise wie möglich dem Beschaffungsvorhaben entspricht. Falls die CPV-Nomenklatur nicht präzise genug ist, muss die Auftraggeberin oder der Auftraggeber sich auf die Abteilung, Gruppe, Klasse oder Kategorie beziehen, die dem beabsichtigten Beschaffungsvorhaben besser entspricht - einen allgemeineren Code, der zulässig sein kann, weil dieser mehr Nullen aufweist. Wenn mehrere Codes ausgewählt werden, ist es wichtig, als Haupt-CPV-Code jenen zu wählen, der den Auftrag am genauesten beschreibt, bzw. auf den das grösste Volumen entfällt. Das gilt besonders bei gemischten Aufrägen.

Zur Vorbereitung einer Ausschreibung: Eine gute Suchmaschine für CPV-Codes findet sich auf www.cpvcode.de. Beim gefundenen Code nur die Ziffern vor dem Bindestrich übernehmen.

Mit dem Zulassen von Varianten, bieten Sie den Unternehmen die Möglichkeit, innovative Lösungen anzubieten. Schliessen Sie Varianten deshalb nicht unnötig aus. Die Zulassung von Varianten ist dort sinnvoll, wo innovative Lösungsvorschläge oder kostengünstigere Angebote erwartet werden können. Werden Varianten zugelassen oder sogar ausdrücklich gewünscht, sind die Zuschlagskriterien besonders sorgfältig zu wählen.

Eine Variante wird der Amtslösung (Grundangebot) gleichgesetzt, sowohl bei der Bewertung als auch bei der Verfügung. Damit eine Variante bewertet werden kann, muss die Anbieterin / der Anbieter auch eine Amtslösung anbieten (eine vollständige Amtslösung und eine Variante).

Die Anbieterin / der Anbieter ist bis zu diesem Termin an das Angebot gebunden. Das Angebot sollte deshalb mindestens bis zum voraussichtlichen Termin des Vertragsabschlusses Gültigkeit besitzen, nicht nur bis zur Öffnung der Angebote oder dem Zuschlagstermin. Eine sehr lange Bindungsfrist dürfte das Angebot verteuern, denn die Anbieterin / der Anbieter wird einen Risikozuschlag einkalkulieren müssen, um sich gegen Preiserhöhungen abzusichern.

Bei allen offenen und selektiven Verfahren muss der Zuschlag, der mit schriftlicher Verfügung mitgeteilt wurde, zeitnah (bei Vergaben im Staatsvertragsrecht innerhalb von 30 Tagen, auch dann, wenn eine Beschwerde erhoben wurde) auch auf simap.ch veröffentlicht werden. Dasselbe gilt für alle Aufträge über den Schwellenwerten für das Einladungsverfahren, die gestützt auf einen Ausnahmetatbestand freihändig vergeben werden und deshalb gar nicht erst ausgeschrieben wurden. In diesen Fällen muss in simap.ch ein Zuschlag ohne Ausschreibung erfasst werden.

Die Publikation des mittels Papierverfügung eröffneten Zuschlags im offenen oder selektiven Verfahren enthält keine Rechtsmittelbelehrung sondern bliebt leer oder enthält bspw. folgenden Vermerk: «Der Zuschlag wurde individuell eröffnet. Gegen diese Publikation besteht kein Rechtsmittel.». Die Publikation des auf einen Ausnahmetatbestand gestützten freihändigen Zuschlags muss dagegen immer mit einer Rechtsmittelbelehrung versehen werden.

Für vor dem 1. Juli 2024 publizierte Ausschreibungen muss der Zuschlag bis spätestens Ende Dezember 2024 auf der alten Plattform publiziert werden. Ist das aufgrund einer langen Verfahrensdauer nicht möglich, muss der Zuschlag ab Januar 2025 auf der neuen Plattform publiziert werden. Auf keinen Fall darf der Zuschlag auf beiden Plattformen publiziert werden.

Ja. Ausnahmslos jede Zuschlagspublikation muss den Zuschlagspreis enthalten (Art. 48 Abs. 1 und Abs. 6 Bst. f i.V.m. Art. 51 Abs. 3 Bst. b IVöB). Die Wahl einer der Optionen «ohne Angabe» oder «Preisspanne der eingegangenen Angebote» ist nach dem neuen Vergaberecht nicht mehr zulässig (Nur der Bund darf unter gewissen Umständen auf die Preisangabe verzichten. Die Angabe der Preisspanne ist Kantonen vorbehalten, die das neue Vergaberecht noch nicht eingeführt haben).

Massgebend ist dabei jeweils der Gesamtpreis über die gesamte Laufzeit inkl. allfälliger Optionen und keinesfalls ein Einheitspreis, Stundensatz und dergleichen oder lediglich der Preis für den Grundauftrag. Dabei ist der Preis immer inkl. MWST anzugeben. Bei Aufträgen im Staatsvertragsbereich muss in einem weiteren Schritt für statistische Zwecke der Gesamtpreis bestätigt werden, damit der Zuschlag überhaupt publiziert werden kann.

Bei Zuschlagspublikationen ohne Angabe des Preises des berücksichtigten Angebots werden wir die Auftraggeberin / den Auftraggeber zur Publikation einer Berichtigung auffordern.

Warten Sie die Rechtskraft des Verwaltungsgerichtsentscheids ab. Falls der Zuschlag vom Gericht aufgehoben wird, kann auch der publizierte Zuschlag widerrufen werden.

Publikationen auf simap.ch werden erst in der Nacht aufgeschaltet und sind ab Beginn des von Ihnen gewählten Publikationsdatums (0 Uhr) für Anbieterinnen und Anbieter sichtbar.

Die Unterlagen stehen den Anbieterinnen und Anbietern ab Publikation der Ausschreibung zur Verfügung. Nach der Publikation hochgeladene weitere Unterlagen stehen sofort zur Verfügung. Die Unterlagen sind für Anbieterinnen, die ihr Interesse an der Ausschreibung bekundet haben, auch nach dem Eingabetermin noch verfügbar.

Wichtig: Um die Unterlegen herunterladen zu können, genügt ein persönliches Konto auf simap.ch nicht. Nur eine registrierte Anbieterin, die ihr Interesse bekundet hat, kann die Unterlagen herunterladen. 

Eine in simap.ch freigegebene Publikation wird seit 1. Juni 2023 nicht mehr an das Amtsblatt (Publikationsplattform) übertragen, weil nach dem neuen Beschaffungsrecht die Publikation auf simap.ch rechtsverbindlich ist und eine zusätzlich Veröffentlichung im Amtsblatt nur noch informativen Charakter hat. Eine Beschaffungsstelle, die bspw. eine Ausschreibung auch im Amtsblatt veröffentlichen will, muss diese manuell auf der kantonalen Publikationsplattform erfassen. Dabei muss die Rechtsmittelbelehrung weggelassen werden. Wenn möglich, sollte auf die Publikation in simap.ch verlinkt werden.