Häufig gestellte Fragen - FAQ

Basierend auf dem eGovernment Gesetz des Kantons St.Gallen (eingeführt 01.01.2019), wurde durch das eGov Kooperationsgremium beschlossen, das Projekt gemeinsam mit Kanton und den Schulträgern umzusetzen. Die neue Schulverwaltungslösung wurde entsprechend am 20.05.2019 als "E-Government-Service «Amt für Volksschule / Schulträger" deklariert. Dadurch ist die Nutzung von PUPIL für den Kanton und die Gemeinden obligatorisch. 

Staatsebenenübergreifende Prozesse werden optimiert und harmonisiert. Zudem sollen Schnittstellen minimiert werden. Durch eine verbindliche Prozess-, Anwendungs- und Datenarchitektur werden dabei Synergieeffekte genutzt. Der neue Service bildet die Basis für zukünftige E-Services der Volksschule.

• 05.01.2022: Publikation der Ausschreibung und Unterlagen auf SIMAP
• 05.07.2021: Zuschlag an die Pupil AG in Wil
• Ab Oktober 2021: Erarbeitung der Detailkonzepte und Entwicklung des Prototyps
• Ab Oktober 2022: Pilotschulen testen die Lösung in der Praxis
• Ab 2023: Schrittweise Einführung der neuen Applikation beim Kanton und den Schulträgern 
• Dezember 2025: Projektabschluss

Alle sechs Pilotschulträger haben die Pilotphase unter Vorbehalt abgenommen, da keine betriebsverhindernden Mängel festgestellt wurden. Betriebsstart von PUPIL@SG ist offiziell der 1. Juli 2023. 

Aufgrund der Rückmeldungen aus den Abnahmeprozessen der Pilotschulträger hat der Projektausschuss entschieden, die Pilotphase zu verlängern und die Schulträger in Slot 0 als erweiterte Pilot-Schulträger zu migrieren. Durch die Ausdehnung auf ein volles Jahr (Herbst 2022 bis Herbst 2023) können alle Prozesse eines Schuljahres getestet und die Pilotphase im Oktober 2023 abgeschlossen werden. Durch diese Verlängerung können zudem verschiedene Optimierungen bereits umgesetzt und zusätzliche Erkenntnisse zur Verbesserung des Service gewonnen werden.

Für die Ausschreibung wurden zu folgenden Bereichen Prozesse beschrieben:

• Administrative Prozesse Schulbetrieb (Schulverwaltung & Schulleitung)
• Administrative Prozesse Unterricht/Schule (Lehrpersonen/Schulleitung)
• Administrative Prozesse Personal (Schulverwaltung & Schulleitung)
• Kantonale Prozesse (AVS)
• Kantonale Prozesse (Sonderpädagogik)
• Mittagstisch und Tages- und Ferienbetreuung
• Musikschulen
• Übergreifende Prozesse

Die Applikationslandschaft «VRSG SV» und die Schüleradministrationslösung «LehrerOffice» bleiben bis zur Einführung des neuen Systems in Betrieb und werden bis dahin weiterhin durch den Kanton finanziert.

Alle Schulträger wurden einem dreimonatigem Einführungsslot zugeteilt. Im Oktober 2022 wurden die Schulträger durch die Projektleitung über die Slotzuteilung informiert. In Planung sind aktuell sieben Slots zwischen Frühling 2023 und Herbst 2025.

Aufgrund der Erfahrungen in der Pilotphase im Schuljahr 2022/23 wurde die Erkenntnis gewonnen, dass eine Systemumstellung des Schulalltags (Ablösung LehrerOffice) auf Beginn des neuen Schuljahres sinnvoll ist.

Das bedeutet, dass die Systemeinführung für die Schulverwaltung (Ablösung Abraxas SV) im bereits zugeteilten Slot passiert. Die Umstellung für die Lehrpersonen sowie Schulleitenden erfolgt dann jeweils nach dem Abschluss des Schuljahres – das Schuljahr und insbesondere das Ausstellen der Zeugnisse wird also noch auf dem alten System abgeschlossen. Für die Schulträger in Slot 2 bis 3 bedeutet dies, dass die Systemumstellung auf PUPIL@SG für den Schulalltag im Sommer 2024, für die Schulen in den Slots 4 bis 7 im Sommer 2025 erfolgt. Schulen aus Slot 0 und 1 stellen gemäss individueller Vereinbarung mit der Pupil AG um.

Alle wichtigen Informationen zu dieser Thematik sind unter «Ablösung LehrerOffice» zusammengefasst. 

Für die Steuerung des Projekts ist ein Projektausschuss zuständig. In diesem sind Mitglieder des SGV, VSLSG, KLV, des NetzSG Ressort Schule, Mitarbeitende vom AVS sowie die Pupil AG vertreten. Bei Teilprojekten werden Personen der beteiligten Anspruchsgruppen beigezogen. 

Bei der Erhebung der Prozesse und zur Erstellung der Prozesslandkarte wurden Personen aus der Schulverwaltung, Schulleitung, Lehrpersonen und Mitarbeitende des AVS eingebunden. 

Das Sammeln, Dokumentieren, Bewerten und Priorisieren von Bedürfnissen und Verbesserungen ist Aufgabe der Superuser sowie der User Groups Schulverwaltung und Schulalltag der Betriebsorganisation.

Der Service Manager leitet die Betriebsorganisation und koordiniert die ausgewählten und freigegebenen Bedürfnisse und Verbesserungen für die Planung und Umsetzung mit dem Systemlieferanten.

Ein offener Dialog zwischen dem Service Team und den Anwendenden ist wichtig, um Änderungswünsche zu erfassen und zu verstehen. Regelmässige Meetings, Support-Kanäle und Feedback-Schleifen ermöglichen eine effektive Kommunikation und den Austausch von Informationen. Der erste Austausch mit der User Group findet im August 2023 statt.

Aktuelle Zusammensetzung der User Groups

Im Schuljahr 2022/23 wurde die Software in sechs Pilotschulen getestet. Dabei wurde verifiziert, ob PUPIL sämtliche gestellten Anforderungen erfüllen kann und wie die Software für den Kanton St.Gallen parametriert werden kann. 

Auf individuelle Anliegen kann zurzeit nicht eingegangen werden. Zentrale Fragen werden laufend hier im FAQ aufgenommen. Bitte wenden Sie sich bei Anliegen an Ihre Konventsvertretungen oder an die Vertretungen in den User Groups. Diese werden Anliegen bündeln und an die Projektleitung weitergeben. 

Ja, bei diesem Projekt handelt es sich um einen eGovernment-Service. Der Service wurde im Mai 2019 im Rahmen des Gesetzes über eGovernment als strategisch definiert. Die daraus resultierende Fachanwendung wird für das Amt für Volksschule und die Schulträger im Kanton St.Gallen somit obligatorisch. Ausgenommen sind dabei die Sonderschulen. 

Die Sonderschulen wurden bei der Befragung zur aktuellen Architektur ebenfalls berücksichtigt, damit die Projektleitung ein möglichst umfassendes Bild von den im Einsatz stehenden Fachapplikationen erhält. Auf Grund der hohen Vielfältigkeit in Bezug auf die zu unterstützenden Prozesse, werden die Sonderschulen vorerst nicht verpflichtet den eGovernment-Service zu nutzen. Im Sinne einer Weiterentwicklung wird nach Projektabschluss geprüft, in wie weit die Sonderschulen die neue Fachanwendung nutzen könnten.

Aktuell in Prüfung ist ein Einsatz von PUPIL@SG für die Zeugniserstellung bei den Sonderschulen.

Die Projektkosten werden gemäss E-Government-Gesetz hälftig durch den Kanton und die politischen Gemeinden übernommen. Der Betrag wird seit 2020 über fünf Jahre verteilt ins Budget aufgenommen.

Der Beitrag, der von den politischen Gemeinden übernommen wird, setzt sich für die einzelnen Gemeinden aus einem Sockelbeitrag und der Anzahl Einwohnerinnen und Einwohner zusammen. Eine interne Weiterverrechnung an die Schulträger ist möglich und liegt in der Kompetenz der politischen Gemeinde.

Die entsprechenden Budget- und Kostenanteile der Gemeinden sind auf der kantonalen Intranet-Seite von eGovernment St.Gallen digital abrufbar (zum öffnen dieser Links ist ein Login oder Anbindung an das KOMSG Netz nötig): 
Intranet Kanton St.Gallen - Rechnungen-Seite
Intranet Kanton St.Gallen - Budget-Seite
 

Optionale Module

Die Schulträger können zu den zwischen PUPIL und eGov vereinbarten Konditionen optionale Module (nicht im Kernsystem enthalten; beispielsweise Musikschule, Tagesstrukturen und weitere) beziehen. Die Kostenübersicht kann von Schulträgern direkt per Mail bestellt werden.

​Die Kosten für die optionalen Module setzen sich aus drei Bereichen zusammen:

• Lizenzierungskosten (einmalig bei der Einführung, pro Modul gleicher Kostenansatz unabhängig von der Grösse des Schulträgers oder der Anzahl Anwendenen)

• Dienstleistungsaufwand (einmalig, individuell je nach Aufwand*)

• Betriebskosten (jährlich wiederkehrend, pro Modul, Einheitspreis für alle St.Galler Volksschulen, unabhängig von der Grösse des Schulträger oder der Anzahl Anwendenden)

Weitere individuelle Kosten 

Für die Anbindung von PUPIL@SG an eigene Umsysteme (z.B. Personaladministration, Finanzsysteme) oder individuelle Konfigurationen müssen die Kosten durch den Schulträger getragen werden. Diese sind nicht im Gesamtprojekt enthalten (out of scope).

​Die Schulträger sind angehalten und informiert dafür vorsorglich 25'000.- Franken zu budgetieren.

Folgende Parameter beeinflussen die Höhe der effektiven Kosten:

• Anzahl anzubindender Umsysteme der Schulträger (M365, Archivlösungen, FIN und HR-Systeme, Stundenplansysteme, etc.)

• Gewünschte Integrationstiefe in Umsysteme des Schulträgers

• Abweichung von Standards in PUPIL@SG (nur wenn zwingend) und Umsystemen

• Grösse des Schulträgers

• Organisatorische Komplexität des Schulträgers

• Mögliche Skaleneffekte wenn dieselben Umsysteme (Software) angebunden werden

• Finanzierung der im Projekt mitwirkenden Rollen (personelle Ressourcen)

Die Rechnungstellung erfolgt an die politischen Gemeinden. Für die Weiterverrechnung berücksichtigen die Gemeinden die geltenden Vorgaben im Handbuch RMSG des Amtes für Gemeinden.

Das Projekt beinhaltet auch die Konzeption und Realisierung des neuen Services. Diese Kosten sind bereits 2020 angefallen.

Auf der Webseite pupilSGuide | Pupil AG finden Sie verschiedene Informationen, Anleitungen, Hilfestellungen, Vorbereitungsaufträge und Vorlagen für die erfolgreiche Einführung von PUPIL an Ihrer Schule.

Die Inhalte wurden während der Pilotphase unter Mitwirkung der Pilotschulträger Wattwil, Uzwil, Rapperswil, Mörschwil, Wartau und Neckertal erarbeitet.

Bei Fragen zum Projekt senden Sie uns eine Anfrage per E-Mail an info.pupil@sg.ch.

Die E-Learning-Plattform erreichen Sie unter folgendem Link: https://www.pupil.ch/sg

Auf aprendo wird es keine Weiterbildung zu PUPIL@SG geben. Die Plattforminhalte sind exklusiv für die Umsetzung der ITBO.

Sowohl die kantonale Datenschutzbeauftragte als auch vertretend für die Schulträger des Kantons ist auch die städtische Datenschutzbeauftragte (St.Gallen) im Projekt involviert.

Derzeit läuft die Vorabkonsultation mit den Datenschutzfachstellen. Im Projekt ist der Anspruch auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze sehr wichtig, weshalb beispielsweise die Softwarearchitektur mit je einem unabhängigen Mandant für die einzelnen Schulträger gewählt wurde und Rollen- und Berechtigungskonzepte für 45 Benutzerrollen entwickelt wurden. Zudem finden während dem Projekt mehrere Sicherheitsaudits mit externen Firmen statt. Das erste findet im Q1 2023 statt.

PUPIL unterstützt grundsätzlich mehrere Varianten der Zweifaktoren-Authentifizierung. Je nach Implementierungsvariante (z.B. Anbindung an M365 oder Authentifizierung direkt bei PUPIL) beim Schulträger wird die Zweifaktoren-Authentifizierung etwas anders ausgeprägt sein. Aktuell werden die unterschiedlichen Konzepte dazu ausgearbeitet

Es ist vorgesehen, dass sämtliches pädagogisches Personal, das auf der Plattform Informationen erfassen muss, Zugriff erhält. Der Zugriff und die Berechtigungen auf die Daten unterscheiden sich dabei von Rolle zu Rolle. 

Für die Datenweitergabe an andere Schulträger müssen die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten werden. Deshalb wird dafür ein standardisierter Prozess eingehalten, bei dem die weiterzugebenden Dateninhalte (Felder) klar definiert sind.

Diese Daten fliessen mittels Export und Importfunktionen. Eine automatisierte Schnittstelle ist aus Datenschutzgründen nicht möglich. Die Daten der Schulträger werden grundsätzlich in separaten Datenbanken gehalten.

Es wird im Verlauf des Projekts und in Zusammenarbeit mit der Datenschutzfachstelle geprüft, ob Daten unter bestimmten Voraussetzungen (Bereinigung, Datensparsamkeit, etc.) teilautomatisiert weitergegeben werden können.

Es gilt die Fristenliste  (Aufbewahrungsfristen für Unterlagen der St.Galler Gemeinden) sowie weitere existierende gesetzliche Grundlagen. Wo keine Grundlagen vorhanden sind, wird das Datenlifecycle im Projekt definiert. Dabei werden Vorgaben der Datenschutzfachstelle eingehalten.

Eine Dokumentenablage ist für Mitarbeitende einer Schule wie auch für Schülerinnen und Schüler inkludiert. Über spezifische Berechtigungen/Regeln wird der Zugriff definiert. 

Nein, da die Daten auf autonomen Servereinheiten liegen. Die Instanzen von PUPIL sind komplett voneinander getrennt. Ein Zugriff von der Instanz A auf die Instanz B ist nicht möglich.

Der Projektausschuss hat im Juni 2023 entschieden, dass die Daten aus LehrerOffice NICHT migriert werden; also nicht ins neue System PUPIL übertragen werden.

Dieser Entscheid wurde hauptsächlich aufgrund der Kosten-Nutzen-Abschätzung getroffen, da die Datenstrukturen aus LehrerOffice nicht mit PUPIL@SG kompatibel sind und eine Migration daher unverhältnismässig zeit- und kostenaufwändig wäre.

Somit werden folgende Datensätze aus LehrerOffice nicht übertragen werden:

• Journaleinträge
• Zeugnisnoten
• Beurteilungen
• Förderpläne
• Formulare

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter «Ablösung LehrerOffice».

Im Projekt wird grundsätzlich der definierte Fahrplan eingehalten. Die Schulträger konnten sich auf verschiedene «Einführungsfenster/-slots» bewerben. Das Projektteam hat versucht, die Wünsche soweit als möglich zu berücksichtigen, musste aber bei der Planung verschiedene Parameter beachten. 

Verschiedene Module der PUPIL AG können vor, während oder nach der Einführung des Kernsystems bezogen werden.

Mehr Informationen zu den optionalen Modulen

Kostenübersicht der optionalen Module bestellen

Umsysteme können angebunden werden. Diese Anbindung muss jeweils standardisiert über die Datendrehscheibe Connect SG stattfinden. Verschiedene Anbindungen sind im Standard vorgesehen, bspw. an Finanz- und HR-Systeme, Microsoft 365, Untis und DaVinci (Übernahme Anzahl Lektionen für den Berufsauftrag). Für Aufwände im Zusammenhang mit der Anbindung der Umsysteme müssen die Schulträger selbst aufkommen. 

Für die Anbindung von PUPIL@SG an eigene Umsysteme (z.B. Personaladministration, Finanzsysteme) oder individuelle Konfigurationen müssen die Kosten durch den Schulträger getragen werden. Diese sind nicht im Gesamtprojekt enthalten (out of scope). 

Mit dem XXV. Nachtrag zum Volksschulgesetz wurde den Schulträgern ab dem Schuljahr 2024/25 eine Angebotspflicht für schulergänzende Tagesstrukturen vorgegeben (siehe Empfehlungen zur schulergänzenden Betreuung).

Ab sofort kann deshalb das Modul «Tagesstrukturen» von Pupil AG separat eingeführt werden (kostenpflichtig). Melden Sie direkt über das Bestellformular unter dem Punkt «Schulergänzende Tagesstrukturen» Ihren Bedarf an.

Das Modul Elternkommunikation besteht aus verschiedenen Modulen aus PUPIL. Im Angebot steht eine Messenger-App (PUPIL CONNECT) zur Verfügung, über die das Schulpersonal mit den Erziehungsberechtigten kommunizieren kann. Weiter können auf Wunsch Absenzmeldungen (Krankheit, Jokertage, etc.) über die App eingegeben werden. Diese Meldungen werden im Anschluss direkt und automatisiert in das Schulverwaltungssystem sowie das Journal der Schülerinnen und Schüler übertragen.

Im Rahmen der Neubeschaffung einer Schuladministrationslösung für die Schulverwaltung sowie der Neubeschaffung eines Werkzeugs zur Unterstützung der Lehrpersonen und weiterem pädagogischen Personal wurde die Elternkommunikation als Option ausgeschrieben. Sie ist ein Bestandteil der umfangreichen Software-Suite PUPIL, welche am 05.07.2021 den Zuschlag erhalten hat. Dies, nachdem der Bedarf nach einer elektronischen Kommunikationslösung mit Erziehungsberechtigten während er Corona-Pandemie gestiegen ist. Die Schulträger wurden im März 2022 mittels Infomail durch das Amt für Volksschule über das Vorgehen zum vorzeitigen Bezug informiert und die Lösung steht den Schulträgern seit Juni 2022 auf Wunsch zur Verfügung.

Aus PUPIL Messenger wurde im Anfang 2023 PUPIL Connect. Die verbesserte App mit integrierter Desktop-Lösung bietet viele nützliche Funktionen und übersetzt Texte in andere Sprachen. Beispielweise können mit PUPIL Connect Informationen publiziert, Nachrichten und Daten an Erziehungsberechtige versandt, Absenzen gemeldet und Gruppenchats eingerichtet werden.

Die Steuerung dieser Funktionen ist dabei immer in der Verantwortung der Mitarbeitenden des Schulträgers.

Mehr Infos zum PUPIL Connect finden Sie unter: https://www.pupil.ch/connect

Nein. Wenn Erziehungsberechtige den Messenger PUPIL CONNECT nicht einsetzen möchten, müssen die Lehrpersonen und die Schule einen anderen Weg suchen, um mit den Eltern zu kommunizieren.

Die Schule hat die Eltern gemäss Art. 92 Abs. 2 des Volksschulgesetzes (sGS 213.1; abgekürzt VSG) in geeigneter Weise zu informieren. Die Geeignetheit wird nicht durch den Willen oder die Absicht der Schule definiert, sondern inwiefern die Informationen der Schule an die Eltern sichergestellt werden kann. Wenn Eltern bspw. nicht über die technische Voraussetzung – oder anders gesagt nicht über das Übermittlungsinstrument – verfügen, hat die Schule einen anderen Weg zu suchen. 

Für einzelne Kommunikationsmodule, wie dem PUPIL CONNECT, stehen Anleitungen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese können den Eltern zur Verfügung gestellt und an Elternabenden verteilt werden. In der App gibt es eine Möglichkeit der automatischen Übersetzung.