Büro und Organisation

Mit Zunahme der technischen Möglichkeiten und bestehender digitaler Systeme, werden Information per Sensor, Sprachsteuerung oder photographisch über den PC oder Smartphone erfasst. Auswertungen, Analysen und Informationen werden elektronisch per email oder andere Nachrichtendienste wie WhatsApp versendet.

Der Weg zum papierlosen Büro stellt sich auf den Betrieben sehr unterschiedlich dar.  Während der eine digitale Rechnungen empfängt oder Rechnungen einscannt türmen sich beim anderen noch die Blätter. Ein strukturiertes Ablagesystem spart Zeit, Dokumente sind schneller auffindbar, Fristen werden nicht verpasst, Organisationsaufgaben werden besser erledigt. Zu berücksichtigen sind die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und auch die Notwendigkeit der Aufbewahrung physischer Dokumente wie, Urkunden, Geschäftsberichte usw.

Ablagesystematik: Die Grundstruktur der digitalen Datenablage verhält sich nur geringfügig anders als die Ringbuch-Ordnersystematik im Büro. Der grundsätzliche Aufbau folgt dem Prinzip von Ordnern und Registern. Innerhalb dieser Ablagen wird in der digitalen Welt allerdings meist chaotisch gespeichert. Dieses bedingt eine Abspeicherung von aussagekräftigen Dateinamen, da die heutigen Systeme über gute Suchfunktionen verfügen. Für ein speditives Arbeiten ist das deshalb eine Grundvoraussetzung. 

Die folgende Übersicht zeigt die wesentlichen administrativen Bereiche eines Betriebes bei dem Dokumente abgelegt werden müssen. Sie ist je nach Betrieb und Ausrichtung eines Betriebes unterschiedlich und stellt nur die generische Verwaltung dar.

Digital Ablage von Dokumenten und Informationen sollten in regelmässigen Abständen vor Verlust zusätzlich abgesichert werden. Die Dateien können dabei auf CD/DVD oder externe Datenträger oder in einer Cloud gespeichert werden. Die Ablage der Datensicherung in einer Cloud oder auf externen Server bietet den Vorteil, dass bei einem Elementarschaden (Brand, Wasser, Diebstahl) die Daten immer noch verfügbar sind. Hier empfiehlt es sich aus Datenschutzgründen Speicherplatz zu kaufen.

Automatische Backup's durch Sicherungsprogramme können helfen, das regelmässig der aktuelle Datenbestand auf einen Server oder eine Festplatte gespiegelt werden.

Unter Dokumentenmanagementsystemen(DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Erstellung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

• Bereits vorhandene auf Papier vorliegende Dokumente werden mittels Scannern zunächst digitalisiert
• In einem darauffolgenden Schritt werden die digitalen Dokumente katalogisiert, indiziert und kategorisiert
• Durch die Erfassung eindeutiger Benennungen, Schlagworte und Indizierung entsteht so ein digitales Archiv

• Standardisierte Erstellung, Bearbeitung, Speicherung durch z.B. Texterkennung
  
• Zentrale Speicherung und problemlose Duplizierbarkeit
• Verschiedene Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten, z. B. nach Relevanz, nach Kundenzugehörigkeit, nach Erstellungsdatum, etc.
• zeit- und ortunabhängiger Zugriff und Verfügbarkeit
  
• Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche
• Verlinkung zu externen Dokumenten
  
• Workflow Unterstützung: Verknüpfung mit Aufgaben und die Koordination Zugriff Dritter z.B. Treuhandbüro
• Verknüpfung Datenablage aus externen Systemen (Buchhaltung, Feldkalender, Herdenmanagement, Stallanlagen)
  

Farm Management Software wird verwendet, um den Betrieb und die Produktionsaktivitäten der Farm zu verwalten und zu optimieren. Die Software hilft bei der Automatisierung von Betriebsabläufe wie Datenverwaltung, Überwachung und Analyse von Prozessen und betrieblichen Tätigkeiten und Massnahmen. Dabei sollte die Software zu den Anforderungen des Betriebes passen. Hier gilt auch die Reihenfolge bei der Integration von Software und Systeme: 1. Betriebsziel 2. Prozesse und betriebliche Abläufe 3. Anwender 4. darauf ausgerichtetes ICT-System.

Wesentliche Einsatzbereiche sind:

Betriebliche Steuerung: Ein FMIS liefert die notwendigen Informationen, um die notwendigen Aktivitäten eines Betriebes, wie auch die Herbeiführung von Entscheidungen, zu unterstützen. Es verfügt über Funktionen, mit der auch finanzielle Aktivitäten verfolgt werden können und um die Effizienz zu verbessern und die Produktivität zu optimieren. Es hilft dabei die Inputgrössen sowie die Erträge und den Umsatz und Verkaufspreise besser zu verstehen.  

Betriebsplanung: Die Software bietet eine ganzheitliche Sicht auf den Betrieb, sodass der Landwirt die landwirtschaftlichen Aktivitäten effizient planen kann. Für eine umfassende Sicht wird ein System benötigt, welche Berichte generiert und analysiert auf deren Basis Entscheidungen getroffen werden kann. Sie gibt z.B. Aufschluss über Fruchtfolgen, Wartezeiten beim Einsatz von Medikamenten oder Pflanzenschutzmitteln, liefert Vorschläge zu Behandlungsmethoden aus Prognosemodellen.

Prozessüberwachung: Das FMIS liefert in Echtzeit Informationen über den Betrieb. Dazu gehört:

• die Überwachung der Vorgänge im Stall
  
• die Überwachung der aktuellen Situation auf dem Feld
• das Flotten-Management über den Zustand und Einsatz der Maschinen.

Die Erkenntnisse aus dem System sollen auch dabei helfen auf externe Risiken, die ausserhalb der Kontrolle des Landwirtes sind, schneller reagieren zu können. Das FMIS macht Landwirte auf bevorstehende Risiken aufmerksam um dann fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Es gibt heute allerdings noch wenige zusammenhängende Farm-Management-Systeme, die es erlauben den Gesamtbetrieb darüber zu managen. Es gibt vor allem unterschiedliche Software als Herdenmanager, Feldkalender, Buchhaltung oder eine Vielzahl weiterer spezialisierte Anwendungen auf den Betrieben.  Das kommt durch den Einsatzes unterschiedlicher Sensoren und Technologien, die häufig als proprietäre (herstellerspezifisch) Anwendungen und Zugänge zum Einsatz kommen.

Weitere Informationen sind hier zu finden:

Herdenmanager

Feldkalender