Zielbild IT Organisation SG 2030

Bürgerinnen und Bürger möchten heutzutage digital mit ihrer Gemeinde, ihrem Kanton und dem Bund kommunizieren. Zum Beispiel den Umzug melden die Steuern einreichen oder eine Baubewilligung beantragen. Solche digitalen Services sind gefragt. Auch die Mitarbeitenden der Verwaltungen erwarten, dass die Arbeitsprozesse digital und effizient gestaltet sind. 

Der Trend zu digitalen Services nimmt also zu, das Tempo ebenso.

Das stellt unsere IT-Organisation vor eine grosse Herausforderung: Wie können wir mit diesem Tempo mithalten? Die bestehende IT-Organisation von Bund, Kantonen und Gemeinden ist über die Jahre immer komplexer und die Entscheidungsprozesse sind länger geworden. Kurzum: Unsere Wege sind heute kompliziert.

Wir müssen deshalb die Rollen und Aufgaben der verschiedenen Akteure klären und besser aufeinander abstimmen. Wir müssen unsere IT-Organisation neu denken. Diese soll schlank, flexibel und gut vernetzt sein.

Eine gemeinsame Vision des Kantons und der Gemeinden. Zusammen entwickeln wir, wie die gesamte IT-Organisation in Zukunft aufgestellt werden kann. Mit einem Ziel: Digitale Services für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Unternehmen schneller, besser und mit geringerem Aufwand bereitzustellen.

Zusammen erstellen wir zuerst einen Überblick, wie die IT-Organisation des Kantons und der Gemeinden derzeit aufgestellt ist. Teil der Überlegungen sind alle beteiligten internen und externen Partner, Leistungserbringer und Leistungsbezüger. Dazu zählen unter anderem auch die Anstalt «eGovernment St.Gallen digital.», welche von beiden Staatsebenen getragen wird, sowie die Abraxas Informatik AG, welche für viele Gemeinden und den Kanton IT-Dienstleistungen erbringt. Ebenso berücksichtigt wird der Verein KOMSG. Dieser steuert die bedarfsgerechte Sicherstellung von IT-Diensten für Gemeinden und den Kanton in St.Gallen.

Wir analysieren anschliessend, wie gut die bestehenden Strukturen funktionieren. Wo gibt es Probleme? Wo sind Verbesserungen nötig?

Schliesslich entwickeln wir auf diesen Erkenntnissen und Best-Practice-Beispielen aus anderen Kantonen mehrere Lösungsansätze für die zukünftige IT-Organisation. Das wird Ende 2025 der Fall sein. Diese Lösungsansätze dienen dann der Politik, einen Entscheid zu fällen. Die Umsetzung des gewählten Lösungsansatzes erfolgt Schritt für Schritt in den darauffolgenden Jahren, bis 2030.

Das Projekt ist bereits gestartet. Die Ausschreibungsunterlagen wurden im Projektausschuss erarbeitet und verabschiedet. Ebenfalls fand das Projekt an der Generalversammlung des Verbands St.Galler Gemeindepräsidien (VSGP) Zuspruch.

Die weiteren Meilensteine sehen wie folgt aus:

Ende März 2025: Publikation Zuschlag

April 2025: Auftragsbeginn

bis Ende Juni 2025: Erarbeitung der Grundlagen und Situationsanalyse

bis Ende Dezember 2025: Erarbeitung des Zielbilds für die Organisation mit Handlungsempfehlungen

bis 2030: Umsetzung des gewählten Lösungsansatzes

Projektausschuss:

Regierungsrat Marc Mächler, FD
Staatssekretär Benedikt van Spyk, SK
Flavio Büsser, Generalsekretär FD
Markus Enz, Leiter Informatikcontrolling FD
Ivo Tomann, Leiter Geschäftsstelle eGovernment St.Gallen digital.
Bernhard Thöny, Leiter Dienst für Finanzen und Informatik BLD
Bernhard Keller, Geschäftsführer Verband St.Galler Gemeindepräsidien
Kilian Looser, Gemeindepräsident Nesslau, Stellvertretender Leiter Kooperationsgremium
Sven Ihl, Leiter Informatikdienste / CIO Stadt St.Gallen

Projektleitung:

Sandro Parissenti, Programmmanager digitale Transformation SK

Projektmitarbeitende:

Markus Enz, Abteilungsleiter Controlling und Administration FD
Martin Egli, Leiter Dienst für Informatik und Finanzen DI
Marc Hänggi, Leiter Informatik und Digitalisierung BLD
EPA-Vertretung Mario Göldi
EPA-Vertretung Patrik Fischer

Projektunterstützung:

Janina Seitz, Leiterin Administration SK
Thomas Zuberbühler, Leiter Kommunikation SK

Die Auftraggeberin ist die Regierung des Kantons St.Gallen sowie der Verband St.Galler Gemeindepräsidien (VSGP).

Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Institutionen wie Kanton, Gemeinden und externen Dienstleistern wird durch eine strukturierte Projektorganisation gewährleistet. Im Rahmen der Erarbeitung des Zielbildes werden die Stakeholder eingebunden, beispielsweise durch Interviews und Workshops. Dieses partizipative Vorgehen ermöglicht es, die unterschiedlichen Perspektiven und Anforderungen zu berücksichtigen. Der Projektausschuss legt besonderen Wert darauf, dass das Projekt auf einer breiten Basis abgestützt ist, um Akzeptanz und Nachhaltigkeit der Ergebnisse sicherzustellen.

Die öffentliche Ausschreibung richtet sich an alle interessierten Unternehmen, die die festgelegten Kriterien erfüllen. Ziel der Ausschreibung ist es, eine transparente und wettbewerbsorientierte Vergabe sicherzustellen. Unternehmen, die die Voraussetzungen erfüllen, sind eingeladen, ihre Angebote innerhalb der vorgegebenen Frist einzureichen. Mit diesem Verfahren sollen innovative und leistungsfähige Partner für die Umsetzung des Projekts gefunden werden.

Ziel des Projekts ist es, eine Organisationsvariante zu entwickeln, die den heutigen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Dabei steht im Mittelpunkt, die benötigten Services für interne und externe Kundinnen und Kunden effizienter und effektiver bereitzustellen. Das Projekt fokussiert auf die Optimierung von Prozessen und Strukturen.

Es bietet zudem die Chance, Arbeitsweisen zu modernisieren und die Zusammenarbeit über Institutionen hinweg zu verbessern. Die Mitarbeitenden werden aktiv in die Entwicklung eingebunden, um sicherzustellen, dass ihre Erfahrungen und Perspektiven berücksichtigt werden.

Die Mitarbeitenden sollen von der optimierten Organisationsstruktur profitieren, indem Ideen schneller geprüft und Entscheide effektiver gefällt werden können.

Inwiefern sich die neue Organisation der IT-Landschaft auf Arbeitsinhalte und Anforderungen auswirken wird, wird sich im Rahmen des Projekts zeigen.  

Das bestehenden Projekt «Neuorganisation IT Sek II» (NITS2) des Bildungsdepartementes für die Berufsfachschulen und die Mittelschulen hat die gleichen grundsätzlichen Ziele wie das Projekt «Zielbild IT Organisation SG 2030». Die IT Organisation soll den sich veränderten Anforderungen angepasst werden. Die Organisation braucht dazu eine zeitgemässe Governance.

Die beiden Projekte haben eine unterschiedliche Flughöhe und einen unterschiedlichen Zeitplan. Wir gehen davon aus, dass die Ergebnisse des Projektes NITS2 das Projekt «Zielbild IT Organisation SG 2030» unterstützen werden. Umgekehrt soll das Projekt «Zielbild IT Organisation SG 2030» auch dazu beitragen, dass die Schulen Sek II einfacher als bisher von Leistungen ausserhalb der Schul-IT profitieren können.

Im Rahmen des Projekts werden Vertreterinnen und Vertreter des Kantons und der Gemeinden in die Projektorganisation eingebunden. Darüber hinaus werden weitere Stakeholder, wie beispielsweise externe Dienstleister, Partnerorganisationen oder Expertinnen und Experten, durch partizipative Massnahmen und Interviews in den Prozess integriert.

Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die unterschiedlichen Perspektiven und Anforderungen umfassend berücksichtigt werden und das Projekt auf einer breiten Basis abgestützt ist. Ziel ist es, gemeinsam tragfähige und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln.

Einbringen kann man sich deshalb über die Vertreterinnen und Vertreter der eigenen Institution. Bei Fragen zum Projekt kann man sich auch bei der Projektleitung melden (siehe Kontaktinfos am Ende dieser Webseite).